Para la publicidad de la ejecución del contrato se recomienda el uso del módulo de “Plan de Pagos” que se encuentra en la sección “7. Ejecución del contrato”. Allí el contratista podrá registrar las facturas y/o cuentas de cobro, junto con los demás documentos exigidos por la Entidad Estatal. Por su parte, la Entidad en su deber de seguimiento a la Ejecución contractual tendrá disponible la opción de rechazar o aprobar la referencia del plan de pago según corresponda, así como de publicar los documentos relacionados con la supervisión del contrato.
La normativa vigente en materia de contratación estatal no señala un número mínimo o máximo de supervisores que hagan seguimiento a la ejecución contractual y garanticen su cumplimiento.
Si bien las obligaciones del supervisor del contrato de interventoría tienen una relación con las actividades del contrato de obra, tal relación jurídica es indirecta, ya que no es este el contrato vigilado por dicho supervisor. No obstante, es posible que, en atención a lo dispuesto por el manual de contratación o supervisión de la entidad estatal, o atención al contenido del acto de designación, este supervisor tenga deberes cuyo cumplimiento generen algún nivel de incidencia en la ejecución del contrato de obra vigilado por el interventor.
“… no existe impedimento para que el ordenador del gasto, de acuerdo con las particularidades de cada caso, asigne en otros servidores la labor de supervisor. Incluso se apoye en funcionarios públicos o contratistas para desarrollar la supervisión de los contratos.”
“… el contratista podría fungir de apoyo a la supervisión del contrato, en la medida en que el contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión tenga como objeto obligaciones dirigidas a apoyar dicha actividad de supervisión de contratos. En tal sentido, los contratistas no pueden asumir de forma íntegra, directa y excluyente la actividad de supervisión de los contratos estatales.”
“… los jefes de las unidades u oficinas de control interno, en su condición de servidores públicos, pueden ser designados como supervisores de los contratos relacionados con el ejercicio de las fu”nciones propias de su dependencia, siempre que el objeto contractual guarde relación con las funciones que esta ejerce, con independencia de que la actividad de supervisión se encuentre o no expresamente asignada dentro de sus funciones permanentes.
“resulta razonable y posible que la entidad contratante, al momento de analizar cómo ejercer las funciones de supervisión del contrato, determine que estas deban realizarse por más de un servidor público. Es decir, es posible que las actividades de seguimiento de ejecución del contrato sean distribuidas, de acuerdo a la especialidad de los servidores, lo que implica una supervisión colegiada.”
“… los jefes de las unidades u oficinas de control interno, en su condición de servidores públicos, pueden ser designados como supervisores de los contratos relacionados con el ejercicio de las funciones de su dependencia, siempre que los objetos de tales contratos estén relacionados con las funciones que ejercen, independientemente de que tengan o no asignada de dicha actividad dentro de sus funciones permanentes.”
“En cuanto a la competencia para realizar el cierre, esta debe determinarse con base en la distribución interna de funciones de cada entidad, el manual de contratación y los actos de delegación vigentes. En principio, la responsabilidad recae en el representante legal de la entidad o en el funcionario a quien se haya delegado la gestión contractual, como el coordinador de contratación, supervisor del contrato o servidor público que tenga asignadas dichas funciones.”
“… no es necesario emitir un acto administrativo mediante el cual el representante legal o el ordenador del gasto deleguen la función de supervisión del contrato. En todo caso, el representante legal o el ordenador del gasto de la Entidad Estatal, en el evento de que esta función se encuentre delegada, como responsables de la vigilancia y control de la ejecución del gasto y del contrato, deben designar al supervisor del mismo.”
