“las entidades exceptuadas, para cumplir con el deber de publicidad que les asiste podrán elegir cualquiera de las siguientes opciones: 1. Firmar el contrato electrónicamente, es decir, realizar un uso transaccional de la plataforma. 2. Firmar el contrato en físico y publicar los documentos de ejecución en la etapa precontractual del SECOP II, es decir, realizar un uso publicitario de la plataforma. En el primer caso, si la entidad opta por hacer uso de la plataforma de manera transaccional (firmando el contrato electrónicamente), deberá utilizar el módulo de “Contratación Régimen Especial”, estructurar el proceso de contratación, generar el contrato electrónico y realizar la gestión contractual en línea a través de la plataforma. En este caso, no será posible firmar el contrato de forma manuscrita y posteriormente cargarlo. Por lo cual, a efectos de determinar la fecha exacta en que se suscribió el contrato, a efectos de la aplicación de la restricción de la Ley de Garantías Electorales se aplicará lo explicado anteriormente.
En el segundo caso, si decide utilizar el SECOP II como herramienta de publicidad, deberá crear el proceso de contratación en el SECOP II mediante el módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”, cargar todos los documentos del proceso en la sección dispuesta para ello y publicar el proceso. La publicación de los documentos de la gestión contractual, incluido el contrato firmado manuscritamente, debe realizarse mediante modificaciones al proceso a través de la opción “Modificaciones/Adendas”. Sin embargo, las entidades públicas deberán tener en cuenta que, si utilizan esta opción, no deben dar clic en “Finalizar” después de publicar el proceso, en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación posterior de ningún otro documento.”
“Una vez se cumplan todas las obligaciones post-contractuales, independientemente del tipo de contrato celebrado por las Entidades Estatales, las mismas proceden con el cierre del contrato en la plataforma. En el caso de que no se hayan cumplido todas las fechas asociadas al contrato, las Entidades como responsables de su actividad contractual y conforme al régimen jurídico de contratación que les resulta aplicable, les corresponde adoptar las decisiones y adelantar las actuaciones que estimen pertinentes para desarrollar y materializar dicha actividad. En ese sentido, si como resultado del análisis requieren aplicar el cierre del contrato, las Entidades deben efectuar una modificación ajustando las fechas, y posteriormente, proceder con el cierre del expediente del contrato.”
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“… aquellos contratos cuyo perfeccionamiento en la plataforma SECOP II -entendido como el momento en que se surte la aprobación final por parte del ordenador del gasto y se publica el contrato en estado “Firmado”-, haya ocurrido con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley de Garantías Electorales, esta Agencia considera que los mismos se entienden celebrados en infracción de lo previsto en los artículos 33 y 38 ibidem, en la medida en que el hito.”
“en SECOP II, en principio, no aplica el término general de los tres (3) o el plazo máximo de los (10) días para las entidades del orden nacional, pues la mayoría de los documentos y actuaciones electrónicas se generan en el instante con la aprobación de las partes que intervienen en el proceso de contratación estatal respectivo. Esto, a diferencia de los procesos publicados en el SECOP I, en los que primero se generan los documentos escritos y luego se publican en dicha plataforma, en los términos ya expuestos, dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las reglas prescritas en los Decretos 1081 y 1082 de 2015.”
“… aunque los contratos que celebren las empresas prestadoras de servicios públicos están excluidos del EGCAP, no se rigen exclusivamente por el derecho civil y comercial, pues conforme al artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 , se les aplican tanto los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal como el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, además están sujetas de cumplir con el deber de publicar su actividad contractual en los términos analizados, de acuerdo con la modificación introducida por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022.”
En conclusión, y para responder a su pregunta, en virtud de que el SECOP se compone de las plataformas SECOP I y SECOP II, resulta importante señalar que, para cada una de ellas, el procedimiento de publicación podría resultar distinto, habida cuenta que, en el caso de las entidades estatales que aún publiquen su actividad contractual en el SECOP I, esta plataforma funciona como medio de publicidad, sin que exija la publicación inmediata de los documentos precontractuales y contractuales, los cuales se expiden en físico. En ese sentido, la Entidad Estatal podrá publicar tales documentos dentro del término previsto por el artículo citado.
Lo anterior implica que la entidad contratante contará con expedientes físicos para los procesos contractuales, ya que toda la actividad contractual se realiza de forma física, y por tanto, no existe obligación de disponer de canales electrónicos para la contratación a través de SECOP I, a parte de esta misma plataforma; y es una decisión autónoma y discrecional de la entidad disponer de canales digitales sin que ello les exima de dejar constancia de toda el proceso de selección en físico y de todos los Documentos del Proceso, incluidas las ofertas.
“Sí, como se establece en los términos y condiciones de la plataforma SECOP II: “Las actuaciones de los Usuarios en el SECOP II comprometen a la Entidad Compradora o al Proveedor del cual son agentes. La autenticación del SECOP II, es decir, el nombre de Usuario y la contraseña constituyen una firma electrónica en los términos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y las normas que la reglamentan”.
“… el carácter transaccional de SECOP II, como herramienta que permite no solo publicar sino también gestionar y crear Documentos del Proceso, de manera electrónica al interior de la plataforma, implica que el deber de publicidad respecto de estas actuaciones se cumpla de manera distinta a como sucede en SECOP I, donde los documentos contractuales se expiden primero en un medio físico que posteriormente es cargado en la plataforma.
En otras palabras, la naturaleza transaccional del SECOP II implica que los procesos contractuales no solo se publiquen en ella, sino que también se gestionen íntegramente a través de su entorno electrónico. En consecuencia, la mayoría de los hitos contractuales corresponden a documentos y actuaciones electrónicas creadas en tiempo real -como ocurre con el trámite y procedimiento de aprobación de solicitudes de pago-, de modo que el avance del proceso contractual depende de su generación y aprobación dentro del sistema. Por lo tanto, los documentos creados de manera electrónica en SECOP II, su publicación es concomitante a la actuación de los usuarios.”
El principio de máxima publicidad establece que “toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal”. El principio de transparencia en la información alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, y a través de los medios y procedimientos que establezca la ley.
