““Conforme a la interpretación general de las normas del sistema de compras públicas, dentro de los límites previstos en el literal j) del artículo 164.2 de la Ley 1437 de 2011, es posible liquidar bilateral o unilateralmente siempre que no haya caducado medio de control de controversias contractuales.”
“… lo que resulta relevante al momento de determinar si a la entidad le asiste o no el deber de hacer el cierre del expediente contractual, es validar si se exigieron o no garantías de calidad, estabilidad o mantenimiento, o bien se establecieron condiciones de disposición final o recuperación de la obras o bienes objetos del contrato; y de no cumplirse ninguno de los eventos descritos anteriormente no es obligatorio realizar un cierre del expediente contractual”.
Para que proceda el cierre del expediente contractual en la plataforma SECOP II de los procesos es necesario que se hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales y de los contratos cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones postcontractuales pendientes, por lo que el cierre del proceso dependerá la causal de terminación y de las disposiciones específicas del contrato.
“En el contexto de la contratación, las expresiones “acta de liquidación” y “acta de terminación”, no resultan sinónimos”.
“La norma, como se dijo previamente, establece que el cierre del expediente debe llevarse a cabo únicamente en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento”.
La norma, como se dijo previamente, establece que el cierre del expediente debe llevarse a cabo únicamente en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento. Resulta irrelevante, en consecuencia, que el contrato tenga garantías diferentes a las previstas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, así la misma se encuentre vigente, pues, se insiste, la entidad únicamente deberá hacer el cierre del expediente, cuando se vencen los términos de las garantías expresamente referidas en el mencionado artículo 2.2.1.1.2.4.3.
El cierre del expediente del Proceso de Contratación puede darse, incluso, si el contrato no ha sido liquidado, claro está, siempre que se hubiera configurado alguno de los supuestos del artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, esto es: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento ─solo estas─”.
Expirado el plazo para la liquidación del contrato, sin que esta se haya realizado y sin que se haya adelantado la acción contractual por incumplimiento, COLCIENCIAS, en cumplimiento de los principios que gobiernan las actuaciones administrativas (art. 209 C.P.,) en especial el de transparencia, debe reflejar contablemente la imposibilidad de realizar el cobro coercitivo de estas obligaciones a través de la acción contractual. En consecuencia, si bien la entidad podría registrar estos valores como cartera vencida a favor de la entidad, dicho registro deberá reflejar la falta de coercibilidad del pago de estos dineros a través de la acción contractual y su condición de difícil recuperación. (…) El trámite del cierre del expediente del proceso de contratación procede cuando se ha efectuado la liquidación del contrato, a efectos de dejar las constancias sobre el vencimiento de las garantías y la condición de los bienes y obras desde la perspectiva ambiental, y también en los casos en los cuales no se haya efectuado dicha liquidación, a efectos de dejar constancia sobre el punto final de la actuación contractual. (…) Las entidades pueden y deben proceder al cierre y archivo del expediente del proceso de contratación, en los términos citados, incluso en aquellos casos en los cuales no se haya efectuado la liquidación del contrato, como un tipo de constancia, que en forma alguna puede constituirse en una liquidación extemporánea del contrato o revivir términos que ya precluyeron, pues cualquier acto en este sentido estaría afectado de nulidad. En efecto, el archivo del expediente debe entenderse como una actuación interna y de trámite, que no comporta la expedición de un acto administrativo de carácter contractual, en el que se puedan determinar las obligaciones a cargo de cada una de las partes; acto para cuya expedición no existiría competencia de la entidad dada su extemporaneidad. De manera adicional, en relación con los convenios y contratos de ciencia y tecnología analizados en este concepto, es menester señalar la necesidad de que el archivo de los respectivos expedientes contractuales esté precedido de las actuaciones de cobro persuasivo de la obligación de restitución de los recursos públicos entregados y no utilizados para estos efectos, así como del ejercicio de las demás acciones con las cuales cuenta la entidad para la protección de los recursos públicos invertidos en estos convenios o contratos. Solo así se protege el interés general y la utilidad pública ínsitos en estos contratos y convenios de ciencia, tecnología e innovación, los cuales imponen a las entidades estatales y los servidores públicos, en estos casos, una actuación diligente, clara y eficiente, dirigida a proteger los recursos públicos comprometidos en estos contratos y convenios
Firma electrónica. La Agencia aclara que “eventualmente puede ocurrir que al momento de configurar el proceso de selección en el SECOP II la entidad requiera anexar evidencias documentales y, por tanto, el proponente, según sea el caso, deba cargar documentos suscritos por las partes”. “Así, solo en los casos en que la plataforma permita transaccionalidad y los documentos deban ser firmados por el representante legal – que es quien debe suscribir las actuaciones en plataforma del Secop II – no será necesario que sean cargados suscritos, pues la transaccionalidad dota al documento de dicho carácter”. ADICIÓN DEL CONTRATO. “… en los casos en se supere el cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato será necesario que la entidad evalúe la necesidad y pertinencia se adelantar un nuevo proceso de selección”.
C 469 2022. Consulte más documento sobre el tema.
