“… posterior a los términos referenciados en el párrafo precedente sin que se hubiese liquidado el contrato, ésta no podrá adelantarse dado que los plazos referidos son perentorios. Esto significa que con su vencimiento fenece la oportunidad de efectuarla ante la pérdida de competencia de la entidad para realizar el balance final del acuerdo de voluntades pactado.”
“… sí es jurídicamente procedente realizar de manera extemporánea el cierre o finalización de un contrato y de su expediente contractual en SECOP II cuando, pese a encontrarse ejecutado y/o liquidado, dicha actuación no fue realizada oportunamente por razones administrativas, operativas o técnicas.
Lo anterior, por cuanto el cierre del expediente contractual constituye una actuación administrativa de carácter formal orientada a dejar constancia de la culminación del proceso contractual y garantizar la adecuada gestión documental, publicidad y trazabilidad de la actividad contractual. En consecuencia, la omisión de su realización en la oportunidad correspondiente no extingue la obligación legal de efectuarlo ni genera la pérdida de competencia de la entidad para adelantar dicha actuación con posterioridad.” En cuanto a la competencia para realizar el cierre, esta debe determinarse con base en la distribución interna de funciones de cada entidad, el manual de contratación y los actos de delegación vigentes. En principio, la responsabilidad recae en el representante legal de la entidad o en el funcionario a quien se haya delegado la gestión contractual, como el coordinador de contratación, supervisor del contrato o servidor público que tenga asignadas dichas funciones.
“… el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 establece que la liquidación no resulta obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. en ese orden, frente a este tipo de contratos las Entidades Estatales deben definir la oportunidad y forma de recibir objeto contratado y, en cada caso, si un contrato requiere o no de liquidación, con arreglo a criterios tales como la naturaleza, objeto y plazo del contrato, así como la probabilidad de que puedan surgir diferencias durante la ejecución del contrato.”
“… se considera que sí es jurídicamente procedente realizar de manera extemporánea el cierre o finalización de un contrato y de su expediente contractual en SECOP II cuando, pese a encontrarse ejecutado y/o liquidado, dicha actuación no fue realizada oportunamente por razones administrativas, operativas o técnicas.”
“… de conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cierre del expediente del proceso de contratación es obligatorio cuando el contrato estatal exige las garantías de calidad, estabilidad o mantenimiento, o cuando la entidad establezca condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes contratados. Una vez cumplidas tales condiciones surge el deber de dejar constancia del correspondiente acto de cierre del expediente contractual, ya sea que el contrato se hubiere liquidado o no. Para la acreditación de las circunstancias mencionadas en el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, las actuaciones y soportes documentales necesarios para el cierre serán las que se definan en los instructivos internos de las entidades estatales de acuerdo con su manual de contratación.”
Las consecuencias de no adelantar los procesos de contratación y cierre del mismo en la plataforma, estando obligado a ello, son en esencia disciplinarias para los funcionarios públicos obligados a ello por mandato legal, reglamentario y manual de funciones.
Teniendo en cuenta que la designación de supervisión debe efectuarse de manera escrita, entendiendo tal situación bien sea mediante comunicación o incluso a través de correo electrónico, la designación mediante SECOP II no reemplaza la primera. La designación del comité evaluador como documento que hace parte del proceso de contratación deberá ser publicado conforme a la interpretación sistemática del artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.
“Una vez se cumplan todas las obligaciones post-contractuales, independientemente del tipo de contrato celebrado por las Entidades Estatales, las mismas proceden con el cierre del contrato en la plataforma. En el caso de que no se hayan cumplido todas las fechas asociadas al contrato, las Entidades como responsables de su actividad contractual y conforme al régimen jurídico de contratación que les resulta aplicable, les corresponde adoptar las decisiones y adelantar las actuaciones que estimen pertinentes para desarrollar y materializar dicha actividad. En ese sentido, si como resultado del análisis requieren aplicar el cierre del contrato, las Entidades deben efectuar una modificación ajustando las fechas, y posteriormente, proceder con el cierre del expediente del contrato.”
“… el ordenador del gasto, en su calidad de funcionario responsable de autorizar y comprometer los recursos públicos en el marco de la contratación estatal, debe suscribir los documentos contractuales necesarios para garantizar la correcta ejecución del contrato. Entre dichos documentos se incluyen las modificaciones contractuales, las cuales requieren su firma para que tengan plena validez jurídica.”
“En cuanto a la competencia para realizar el cierre, esta debe determinarse con base en la distribución interna de funciones de cada entidad, el manual de contratación y los actos de delegación vigentes. En principio, la responsabilidad recae en el representante legal de la entidad o en el funcionario a quien se haya delegado la gestión contractual, como el coordinador de contratación, supervisor del contrato o servidor público que tenga asignadas dichas funciones.”
