tratándose de obligaciones y productos periódicos, debe distinguirse entre: (i) la definición de las necesidades, obligaciones, actividades y productos que conforman el objeto contractual, que corresponde a la entidad estatal en la etapa de planeación y se concreta en el contrato; (ii) la organización y ejecución de las actividades necesarias para cumplir las obligaciones pactadas, que corresponde al contratista dentro del marco contractual y de su autonomía; y (iii) el seguimiento, verificación y control de dicho cumplimiento, que corresponde al supervisor. En consecuencia, el supervisor puede orientar el seguimiento, impartir instrucciones respecto de la forma de cumplimiento, verificar los avances y formular observaciones o requerimientos, pero no puede asumir la ejecución de las obligaciones del contratista ni crear, modificar o ampliar unilateralmente su contenido.
“… un memorando, instrucción o comunicación interna no constituye por sí mismo un mecanismo jurídico para modificar el objeto o alcance contractual. Si la actividad de apoyo a la supervisión se encuentra comprendida materialmente en las obligaciones pactadas, podrá ser desarrollada mediante instrucciones orientadas a su ejecución. Si, por el contrario, se pretende incorporar una actividad nueva o sustancialmente diferente —como el apoyo a la supervisión de otros contratos que exceda el ámbito inicialmente contratado—, deberá acudirse al mecanismo de modificación contractual que corresponda, respetando los límites legales, incluido el previsto en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993.”
“en torno a los procesos relacionadas con el Sistema de Información de Costos Eficientes para el Transporte Automotor de Carga —SICE-TAC—que los Documentos Tipo actualmente vigentes no contienen disposiciones expresas ni con el régimen de relaciones económicas del servicio público de transporte terrestre automotor de carga”.
“… el ordenador del gasto tiene responsabilidades en la dirección, vigilancia y control de la ejecución del gasto y del contrato. Sin embargo, esta responsabilidad no supone, por sí sola, que pueda sustituir las verificaciones o certificaciones que el contrato o los manuales internos hayan atribuido al supervisor como soporte del trámite de pago. Ante la ausencia, renuencia o demora del supervisor, corresponde a la Entidad Estatal aplicar los mecanismos previstos en su normativa interna y en los documentos contractuales para asegurar que, antes del reconocimiento y pago, exista una verificación suficiente del cumplimiento de las obligaciones y se observen los controles administrativos, financieros, presupuestales y contractuales aplicables.”
No es procedente exigir la discriminación de los gastos por actividad como condición del pago cuando no se pactó anticipo y el contrato no impuso esa carga. La obligación de justificar la destinación de los dineros es propia del anticipo, precisamente porque allí los recursos permanecen afectados a la ejecución. El análisis de precios unitarios —APU— es un instrumento de estructuración y evaluación del precio, no un mecanismo de reembolso de costos. A ello se añade un argumento adicional: cuando el legislador quiso condicionar el pago a una acreditación determinada lo dijo expresamente, como ocurre con los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, que “deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal”.
“… frente al valor del contrato, la jurisprudencia del Consejo de Estado ha precisado que debe ser justificado y cubrir: i) los costos directos del personal profesional, técnico o administrativo; ii) otros costos directos, como equipos o materiales; iii) los costos indirectos, correspondientes a gastos generales; y iv) una utilidad razonable.”
“… para esta Sala y conforme lo concluyó el a quo esta posición de encontrarse enterado del procedimiento y adelantar observaciones a la ejecución del proyecto y además de tener a su cargo el desempeño de funciones pública por el cargo de autoridad administrativa que desempeñó no se deriva la culpabilidad que le fue endilgada en las graves circunstancias de incumplimiento del referido convenio, habida cuenta que sus competencias no están orientadas a la intervención que echó de menos el órgano de control bien por acción u omisión en los términos del artículo 6 Superior.”
“La Sala no desconoce —y las partes tampoco lo discuten— que se llevaron a cabo mesas de trabajo para la suscripción del acta de liquidación bilateral. Sin embargo, de conformidad con la ley, tales actuaciones no inciden en el cómputo del término de caducidad, como tampoco lo hace el hecho de que el interventor y el contratista de obra hayan llegado a un acuerdo sobre el recibo de las obras y la liquidación del contrato”.
No obstante, como se expuso previamente, el principio de planeación no impone obligaciones únicamente a la entidad estatal, sino también al contratista, quien, debido a su experiencia y conocimientos especializados, debe advertir las deficiencias de planificación que identifique y abstenerse de asumir obligaciones contractuales cuando resulte evidente que el objeto contractual no podrá ejecutarse en las condiciones previstas.
“… es importante aclarar que lo anterior no implica que dos contratos autónomos, como los que son objeto de consulta, no puedan compartir una misma fuente de financiación. La autonomía predicable de cada negocio jurídico se traduce en que su manejo presupuestal y el cumplimiento de los requisitos en esta materia deban verificarse de manera separada para cada uno de ellos, y no en la exigencia de que cada contrato cuente con una fuente de financiación diferente.”
