La anterior dualidad de reglas normativas ha llevado a diversas interpretaciones en las que se discute si todos los conflictos que se susciten con motivo de la ejecución del contrato que requiere de liquidación, pueden ser llevados a la jurisdicción hasta el momento en que fijan los literales iii), iv) y v) antes reseñados, o si es factible considerar que aquellos conflictos que no dependan de la liquidación o no tengan incidencia en la misma, deben ser llevados ante el juez contencioso dentro de los dos (2) años siguientes a la ocurrencia de los motivos de hecho o de derecho que les sirvan de fundamento”.
En los pliegos no se definió una cantidad de diseños específica y la cantidad que ejecutó el contratista correspondió al objeto del contrato, el cual en manera alguna fue indeterminado y fue plenamente conocido y aceptado por la unión temporal al momento de presentar su oferta. Todo lo cual, además, fue materia de acuerdo de las partes, con el fin de solventar los requerimientos sobre la alteración al equilibrio económico del contrato.
El cierre del expediente del Proceso de Contratación puede darse, incluso, si el contrato no ha sido liquidado, claro está, siempre que se hubiera configurado alguno de los supuestos del artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, esto es: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento ─solo estas─”.
Expirado el plazo para la liquidación del contrato, sin que esta se haya realizado y sin que se haya adelantado la acción contractual por incumplimiento, COLCIENCIAS, en cumplimiento de los principios que gobiernan las actuaciones administrativas (art. 209 C.P.,) en especial el de transparencia, debe reflejar contablemente la imposibilidad de realizar el cobro coercitivo de estas obligaciones a través de la acción contractual. En consecuencia, si bien la entidad podría registrar estos valores como cartera vencida a favor de la entidad, dicho registro deberá reflejar la falta de coercibilidad del pago de estos dineros a través de la acción contractual y su condición de difícil recuperación. (…) El trámite del cierre del expediente del proceso de contratación procede cuando se ha efectuado la liquidación del contrato, a efectos de dejar las constancias sobre el vencimiento de las garantías y la condición de los bienes y obras desde la perspectiva ambiental, y también en los casos en los cuales no se haya efectuado dicha liquidación, a efectos de dejar constancia sobre el punto final de la actuación contractual. (…) Las entidades pueden y deben proceder al cierre y archivo del expediente del proceso de contratación, en los términos citados, incluso en aquellos casos en los cuales no se haya efectuado la liquidación del contrato, como un tipo de constancia, que en forma alguna puede constituirse en una liquidación extemporánea del contrato o revivir términos que ya precluyeron, pues cualquier acto en este sentido estaría afectado de nulidad. En efecto, el archivo del expediente debe entenderse como una actuación interna y de trámite, que no comporta la expedición de un acto administrativo de carácter contractual, en el que se puedan determinar las obligaciones a cargo de cada una de las partes; acto para cuya expedición no existiría competencia de la entidad dada su extemporaneidad. De manera adicional, en relación con los convenios y contratos de ciencia y tecnología analizados en este concepto, es menester señalar la necesidad de que el archivo de los respectivos expedientes contractuales esté precedido de las actuaciones de cobro persuasivo de la obligación de restitución de los recursos públicos entregados y no utilizados para estos efectos, así como del ejercicio de las demás acciones con las cuales cuenta la entidad para la protección de los recursos públicos invertidos en estos convenios o contratos. Solo así se protege el interés general y la utilidad pública ínsitos en estos contratos y convenios de ciencia, tecnología e innovación, los cuales imponen a las entidades estatales y los servidores públicos, en estos casos, una actuación diligente, clara y eficiente, dirigida a proteger los recursos públicos comprometidos en estos contratos y convenios
en el evento en que la liquidación bilateral del contrato se haya practicado luego de vencido el término pactado o supletorio (de 4 meses) para su adopción por mutuo acuerdo y del período (de 2 meses) en que la administración es habilitada para proferirla unilateralmente, pero dentro de los dos (2) años posteriores al vencimiento del plazo para la liquidación unilateral, el conteo del término de caducidad del medio de control de controversias contractuales debe iniciar a partir del día siguiente al de la firma del acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato, conforme al ap. iii del literal j.
En este sentido, el apartado v) del literal j solo se deberá aplicar cuando al momento de interponerse la demanda, el operador judicial encuentre que no hubo liquidación contractual alguna” (negrillas fuera del texto original)
En aquellos eventos en los cuales el contrato requiere liquidación, y este no es liquidado, la caducidad opera, como lo indica el artículo 164-2-j-v) “una vez cumplido el término de dos (2) meses contados a partir del vencimiento del plazo convenido para hacerlo bilateralmente o, en su defecto, del término de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del contrato”. Esto se aplica para todos los contratos sin importar su régimen de contratación. “La habilitación competencial para dictar sentencia anticipada se da por “encontrar probada” “la caducidad”. Por lo tanto, si el juez de segunda instancia encuentra que, en realidad, el fenómeno de la caducidad no había operado sucede que no debió haberse dictado Sentencia anticipada en ese sentido. Ello implica, entonces, que, para este caso particular, debe devolverse el expediente al Tribunal de origen para que continúe con el trámite del proceso como corresponda”.
“La Sala llama de nuevo la atención acerca de que no se tiene un término cierto para iniciar y tramitar ese procedimiento de cierre financiero, una vez se cumplió el plazo del contrato. Lo anterior obliga a precisar que la caducidad no puede estar supeditada a la voluntad de las partes bajo la sombra de un plazo incierto e indeterminable para liquidar”.
