Concepto CCE. CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL. Requisitos. Procedencia. DELEGACIÓN. Fundamento normativo. Requisitos legales. ¿En asuntos de contratación pública, y conforme a la legislación colombiana, quien ostenta la competencia para realizar el cierre del expediente contractual en SECOP? (2026)

“… sí es jurídicamente procedente realizar de manera extemporánea el cierre o finalización de un contrato y de su expediente contractual en SECOP II cuando, pese a encontrarse ejecutado y/o liquidado, dicha actuación no fue realizada oportunamente por razones administrativas, operativas o técnicas.

Lo anterior, por cuanto el cierre del expediente contractual constituye una actuación administrativa de carácter formal orientada a dejar constancia de la culminación del proceso contractual y garantizar la adecuada gestión documental, publicidad y trazabilidad de la actividad contractual. En consecuencia, la omisión de su realización en la oportunidad correspondiente no extingue la obligación legal de efectuarlo ni genera la pérdida de competencia de la entidad para adelantar dicha actuación con posterioridad.” En cuanto a la competencia para realizar el cierre, esta debe determinarse con base en la distribución interna de funciones de cada entidad, el manual de contratación y los actos de delegación vigentes. En principio, la responsabilidad recae en el representante legal de la entidad o en el funcionario a quien se haya delegado la gestión contractual, como el coordinador de contratación, supervisor del contrato o servidor público que tenga asignadas dichas funciones.