Concepto CGR. CONTROL FISCAL DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL. Los sistemas de control fiscal pueden aplicarse sobre los contratos estatales que hayan cumplido sus condiciones de perfeccionamiento y legalización. El control fiscal se realiza en tres momentos, así: 1. Un primer momento una vez agotados los trámites administrativos de legalización de los contratos. 2. Un segundo momento en el control posterior a las cuentas correspondientes a los pagos originados en los mismos, para verificar que estos se ajustaron a las disposiciones legales. 3. Y un tercer momento una vez terminados o liquidados los contratos. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTO EN ARCHIVO FÍSICO. Proceso auditor de la CGR. ¿Qué documentos deben conservar en archivo físico las entidades sujeto de vigilancia y control fiscal de la CGR, para ser presentados en ejecución del proceso auditor? La Ley 594 de  2000, establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado que pueden ser aplicados a todo archivo independientemente de si se trata de una entidad pública o una empresa privada. El Acuerdo 002 de 2014 reitera la obligación en la que están las entidades publicas de crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos que se gestionan en desarrollo de un mismo tramite (artículo 4°). DOCUMENTOS REQUERIDOS EN UNA AUDITORÍA REALIZADA POR LA CGR. El documento ‘‘Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las auditorias en la Contraloría General de la Republica”, adoptado por Resolución Reglamentaria Orgánica No. 0012 de 2017, tiene como objetivo definir el marco en que se rige cualquier tipo de auditoría que lleve a cabo la entidad, por tanto, se constituye en el principio rector para el desarrollo de las auditorias Financiera, de Desempeño, y de Cumplimiento. HALLAZGOS DE LA CONTRALORÍA. Los hallazgos determinados por la Contraloría General de la República, pueden tener efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto). Se refiere a las deficiencias de control y/o observaciones de auditoría. La competencia de la CGR versa sobre los hallazgos administrativos de incidencia fiscal. Sobre los hallazgos disciplinarios y penales deben los auditores dar traslado a las autoridades competentes. EN LAS AUDITORÍAS EL ENTE DE CONTROL FISCAL TENDRÁ EN CUENTA SOPORTES FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS. La CGR, al momento de ejercer vigilancia y control fiscal sobre el manejo o administración de los recursos públicos con ocasión de la contratación estatal o cualquier otro tipo de actuación lo hará de conformidad con la normatividad vigente aplicable en cada una de las etapas de aquella para lo cual podrá requerir los soportes físicos o electrónicos, según corresponda, sin perder de vista que, no respondería a los fines estatales tales como la eficiencia y la economía, respaldar con papel lo que ya obra en medio electrónico. Por lo anteriormente expuesto, ante la posibilidad de una auditoría realizada por la CGR, la entidad deberá preparar la documentación, bien sea en medio digital o físico, de acuerdo con el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los mismos, puesto que esto será considerado dentro de la auditoria (2024)